Mijn e-mail komt bij de ontvanger in de spambox, hoe komt dat?
Het is vervelend als je uitgaande e-mails bij de ontvanger in de spambox of ‘ongewenste e-mail’ belanden. Vaak zien zij je e-mail dan niet, of niet op tijd. Er zijn verschillende redenen mogelijk waarom je e-mail als spam wordt aangemerkt.
- Je e-mail bevat inhoud die als spam wordt gezien
- De SPF-check klopt niet
- Je e-mailadres of de server wordt als spam aangemerkt of geblokkeerd
Hoe werkt een spamfilter?
Er zijn verschillende soorten spamfilters en iedere spamfilter werkt op een andere manier. Vrijwel alle spamfilters controleren het volgende:
- Er worden enkele technische gegevens geverifieerd om te kijken of de mail van een betrouwbare en legitieme verzender afkomt. De bekendste zijn het SPF-record en DKIM. Meer over het SPF-record lees je hier.
- De inhoud van je e-mail wordt beoordeeld. Zo wordt beoordeeld of links mogelijk spam zijn, bijlagen malware bevatten of er andere verdachte inhoud in het bericht zit. Ook bepaalde woordcombinaties kunnen als spam worden aangemerkt.
- De reputatie van het e-mailadres en de mailserver worden beoordeeld. Als een specifiek adres of een specifieke server vaak e-mail verstuurt die als spam wordt ervaren, wordt e-mail van deze verzenders als minder betrouwbaar gezien of soms zelfs helemaal geblokkeerd.
- Op basis van bovenstaande en tientallen andere criteria wordt er een score berekend. Als de mail op te veel factoren als mogelijke spam scoort, wordt de e-mail naar de spambox verplaatst of teruggestuurd.
De inhoud van je e-mail testen
Via mail-tester.com kun je de inhoud van je e-mail laten testen op spamgevoelige punten. Je krijgt een e-mailadres waar je de mail die je wilt testen naartoe stuurt. Vervolgens kun je bekijken waar je mail goed op scoort en om welke redenen je mail mogelijk als spam kan worden gezien. Hoe hoger de score, hoe minder kans dat de mail als spam wordt aangemerkt. Het biedt echter geen garantie dat de e-mail goed aankomt.
Het SPF-record klopt niet
Wat is een SPF-record?
SPF staat voor Sender Policy Framework en is een beveiligingsmechanisme om te controleren of een e-mail ook echt van het domein afkomt dat in het e-mailadres staat. De ontvangende partij kan je domeinnaam opzoeken en kijken welke IP-adressen (servers) e-mail mogen versturen namens je domein. Dit is een zogenoemd DNS-record, dat wij bij e-mail hosting van Chessweb standaard voor je instellen. Standaard kunnen alleen onze eigen mailservers e-mail versturen namens je domeinnaam. Zo wordt voorkomen dat iedereen zich kan voordoen als jou.
Waarom krijg ik een SPF-foutmelding?
Als een e-mail direct wordt teruggestuurd, heeft het regelmatig te maken met het SPF-record. Je krijgt dan een foutmelding terug, zoals:
550-SPF: [IP-ADRES] is not allowed to send mail from [DOMEINNAAM]: 550 : Reason: mechanism
Verstuur je mail op een andere manier, bijvoorbeeld via de mailserver van je internetprovider of via een website of dienst die niet op onze server draait, dan stuur je deze e-mail vanaf een ander IP-adres dan die van de standaard mailserver. Daardoor klopt dit adres niet met het SPF-record en wordt deze afgewezen en teruggestuurd. Indien dit het geval is kun je twee dingen doen:
- Zorg dat je e-mail verzendt via onze mailserver. De juiste uitgaande servernaam en poort staan in de welkomstmail die je van ons kreeg; vind je ze niet terug, vraag ze dan op via support@chessweb.eu. Deze gegevens vul je in bij de uitgaande instellingen van je e-mailprogramma of webmail.
- Indien mail die je vanaf je website verstuurt (bijvoorbeeld een contactformulier of webshop) wordt teruggestuurd vanwege het SPF-record, kun je je programmeur vragen om de e-mail via onze SMTP-server te sturen.
- Mocht je toch een andere server willen gebruiken of kun je het probleem niet vinden? Neem dan contact met ons op, wij kijken graag met je mee.
Ik krijg een melding rejected / denied / blocked / blacklist
Wordt je e-mail teruggestuurd met een van de volgende codes, dan heeft de mailserver van de ontvanger je bericht geweigerd:
550 Recipient rejected 551 Denied for Spam 553 Rejected 554 Service unavailable; Client host [] blocked using Barracuda Reputation 554 Your access to this mail system has been rejected due to the sending MTA’s poor reputation 554 Denied (Mode: normal) 550 5.7.1 Message rejected as spam by Content Filtering
Bijvoorbeeld:
host [SERVER] [IP-ADRES] SMTP error from remote mail server after MAIL FROM:: 553 5.3.0 Rejected – see [LINK]
De tekst bij de code vertelt waarom je bericht is geweigerd. Bewaar de volledige melding: die is nodig om de oorzaak te achterhalen.
Wijst de melding op een blokkade of een blacklist? Stuur de volledige foutmelding dan door naar support@chessweb.eu, dan kijken we met je mee.